La gestión del tiempo: no sólo una cuestión de agenda

Durante mi experiencia como formadora, me he encontrado con la misma situación en muchas ocasiones: la descoordinación entre aquello que se debe hacer y aquello que da tiempo de hacer no sólo depende de una correcta organización de nuestro tiempo.

Detrás de este hecho, muchas veces encontramos aspectos más profundos, de la raíz de la persona. Aprender a planificar de forma precisa la actividad diaria no sirve de nada si no se establecen unas bases que nos permitan seguir esta agenda. Tener la habilidad para decidir qué es importante y qué es urgente, y segregarlo de aquello que no lo es, no es la única cuestión clave. Valorar adecuadamente nuestro tiempo y establecer límites claros es un aspecto fundamental.

Pero estos límites no afectan sólo a los otros, sino también a nosotros mismos. ¿Hasta qué punto aquellas funciones que no tenemos tiempo de realizar son aquellas con las cuales no nos sentimos tan cómodos? ¿Aquellas a través de las cuales nos sentimos evaluados? Para gestionar correctamente nuestro tiempo es necesario un buen conocimiento de nosotros mismos. Debemos hablarnos de tú a tú. Para conseguirlo, sólo lo podemos hacer con un análisis lo más objetivo posible de nuestros actos, puesto que este nivel de sinceridad requiere entrenamiento.

Otras veces, y a causa habitualmente del mismo sentimiento interno, nos mostramos incapaces de anteponer nuestras necesidades de tiempo a las de los otros. De esta manera dejamos que la vorágine diaria de compañeros, clientes, colaboradores... se lleve nuestro tiempo y recursos, no sólo profesionales, sino también personales.

Aprender a decir que no de forma asertiva o a pedir ayuda a tiempo debería ser un conocimiento de enseñanza obligada desde la niñez, pero no lo es. Pese a esto, nunca es tarde para adquirir la experiencia. Conocer qué podemos y qué no podemos delegar es un primer paso, pero recorrer el espacio entre el miedo a afectar las relaciones interpersonales o al rechazo y un comportamiento de gestión altamente eficaz es todo un camino.

Por eso es por lo que, a la hora de establecer cual es la fuente de nuestro problema de gestión del tiempo, la primera tarea a realizar es conocer cómo utilizamos nuestro tiempo y la segunda intentar descubrir los porqués de las discrepancias entre nuestra “agenda ideal” y la “agenda real”. Una vez aquí, nos será mucho más sencillo detectar hasta qué punto el problema es priorizar tareas y combatir “ladrones de tiempo” o si antes debemos reconocer el impacto que nosotros mismos ejercemos sobre nuestra gestión.